Исполнение социально-правовых запросов граждан, организаций и учреждений – одно из основных направлений деятельности Государственного архива Орловской области. Эту работу осуществляют стол справок и сотрудники архивохранилища фондов ОПОД.

   Социально-правовые запросы – это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

   В своей деятельности стол справок руководствуется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.); Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-Ф-3 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»; Административным регламентом Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденным Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ № 1295 от 23.10.2007, Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера (2011).  При исполнении запросов используются разработанные архивом справочное пособие «Сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера» (2008), «Рабочая инструкция по исполнению запросов социально-правового характера» (2009), «Памятка об исполнении запросов имущественно-правового характера» (2009).

   Запросы поступают по почте / электронной почте и принимаются при личном посещении гражданами стола справок. Прием посетителей и выдача архивных справок производится в понедельник, вторник и четверг с 9:00 до 13:00 ч. Иногородние граждане обслуживаются в день обращения, время их приема не регламентируется. Прием ведет зав. столом справок, во время ее отсутствия – главный специалист отдела.

   С марта 2006 г. при регистрации поступающих запросов через стол справок используется программа «Учет исполнения запросов социально-правового характера», разработанная отделом внедрения и эксплуатации информационных технологий. При помощи этой программы на каждого посетителя заполняется анкета-заявление и ведется их учет. В анкете-заявлении указываются следующие данные: имя, фамилия, отчество заявителя; домашний адрес, телефон, запрашиваемые сведения, фамилия, имя, отчество лица, о ком запрашивается справка (если необходимо), дата приема заявления.

   При наведении архивных справок, содержащих конфиденциальную информацию, сотрудники стола справок руководствуются ст. 23 и 24 Конституции РФ, ст. 20 Основ Законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах, постановлением Верховного Совета РФ о временном допуске к архивным документам и их использовании от 19.06.1992. Так, архивные справки об усыновлении и опеке в целях сохранения конфиденциальности исполняются только на основании запросов, присланных из органов опеки и судебных органов. Копии решений о выделении квартир, земельных участков и др. выдаются только собственникам указанного имущества или их доверенным лицам.

   Архивные справки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

   В последние годы наблюдается рост количества поступающих запросов. Динамика запросов, исполненных в последние годы, следующая:

   2012 г. – 4857;

   2013 г. – 5832;

   2014 г. – 5676;

   2015 г. – 5996;

   2016 г. – 5572;

   2017 г. – 6394.

   Большое количество запросов касается заработной платы и подтверждения трудового стажа. Это связано с продолжающимся комплектованием архива документами по личному составу, в том числе от ликвидированных организаций и предприятий.

   При исполнении запросов о заработной плате возникают трудности, связанные с неполнотой поступивших документов (ведомостей и лицевых счетов), отсутствием в них наименований видов оплаты. В целях упрощения поиска сведений о зарплате граждан составляются пофамильные списки к делам.

   Значительное место занимают запросы о выдаче копий решений и распоряжений органов законодательной и исполнительной власти (о выделении квартир, постановке на учет граждан на их получение, об опекунстве и др.).

   Возросло количество запросов о подтверждении актов гражданского состояния по метрическим книгам. Это вызвано потребностью граждан в установлении родственных связей и прав на наследство. Ранее подобные запросы поступали, как правило, для восстановления гражданами утраченных документов.

   По-прежнему много выдается архивных справок о награждении, присвоении почетных званий, необходимых для начисления и пересмотра пенсий. Так, с выходом в 2007 году постановления губернатора Орловской области о надбавке к пенсии ветеранам Орловской области, проработавшим в организациях и на предприятиях области более 40 лет (женщины) и более 45 лет (мужчины), увеличилось обращение граждан о подтверждении трудового стажа.

   К новым видам запросов можно отнести запросы, поступающие как от граждан, так из органов Пенсионного фонда, об изменениях административно-территориальной принадлежности населенных пунктов и районов, о правильном написании названий населенных пунктов и их переименовании. Это связано с неточным написанием сведений о местах рождения граждан в документах, а также с изменениями, происходившими в административно-территориальном устройстве области в довоенные и послевоенные годы.

   В последнее время возросло количество обращений из органов Пенсионного фонда о местах хранения документов ликвидированных учреждений.

   Все запросы социально-правого характера исполняются бесплатно. Платными запросами являются срочные запросы и запросы имущественно-правового характера, а именно: о выделении земельных участков под строительство, строительстве объектов, наследовании имущества и подтверждении актов гражданского состояния в целях установления родства и получения наследства. Исполнение платных запросов осуществляется на основании ПРЕЙСКУРАНТА ЦЕН НА ПЛАТНЫЕ УСЛУГИ, выполняемые БУОО ГАОО на договорных началах (2012 г.).